die Systemparameter bzw. Systemeinstellungen sind in Xtrans extrem wichtig.
Dort wird im Hintergrund gesteuert:

• wie fakturiert wird
• welche Prozesse erlaubt sind
• wie automatisch gerechnet wird
• wie streng das System arbeitet
• wie die Benutzer geführt werden

Viele „komische Effekte“ in der Fakturierung kommen am Ende von genau dort.

Die wichtigsten Bereiche aus der Doku sind:

• Allgemein
• Fakturen verwalten
• Fakturen drucken
• Fakturen generieren
• Handelslager
• Tarif
• Parameter allgemein

Ich zeige dir die wichtigsten praxisrelevanten Einstellungen.

1. Freigabe-Zwang

„Fakturen müssen zum Drucken freigegeben werden“

Das ist eine der wichtigsten Einstellungen überhaupt.

Die Doku erklärt:

Wenn deaktiviert, können Fakturen direkt gedruckt werden ohne vorherige Freigabe.

Wirkung

Aktiviert

Ablauf:

1. erfassen
2. freigeben
3. drucken

→ sauberer Prozess
→ Vier-Augen-Prinzip möglich

Deaktiviert

Man kann:

• sofort drucken
• sofort verbuchen

→ schneller
→ aber weniger Kontrolle

Praxis

Kleine Firmen

oft deaktiviert

Grössere Firmen

fast immer aktiviert

2. Datenbereich „Vorerfassung“

„Mit Datenbereich Vorerfasste Fakturen arbeiten“

Sehr wichtig für grössere Firmen.

Damit gibt es:

• einen separaten Entwurfsbereich

Die Doku beschreibt:

• Vorerfasste Fakturen
• müssen zuerst übernommen werden
• bevor sie offen/freigegeben werden

Vorteil

Man kann:

• neue Rechnungen vorbereiten
• obwohl alte Rechnungen noch nicht verbucht sind

Das verhindert Chaos.

3. Währungen pro Kunde

„Verschiedene Währungen pro Kunde möglich“

Sehr kritisch.

Die Doku warnt sogar davor.

Problem

Nicht jede Fibu kann:
denselben Debitor:

• in CHF
• und EUR

führen.

Darum ist das oft bewusst gesperrt.

4. Automatische Preislogik

Tarifparameter

Hier passieren die meisten „unerklärlichen Preise“.

Wichtig sind:

• Rabattlogik
• Zuschlagslogik
• Minimum/Maximum
• automatische Preisermittlung

5. Minimum-/Maximumberechnung

Sehr wichtig im Alltag.

Die Doku erwähnt:

Minimumberechnung auf Brutto oder Netto

Das verändert:

• Umsatz
• Rabattwirkung
• Deckungsbeitrag

massiv.

6. Nummerierung der Positionen

„Positionen im 1er- oder 5er-Schritt“

Klingt banal —
ist aber praktisch.

5er-Schritt

Positionen:

• 5
• 10
• 15

→ später einfacher Zwischenpositionen einfügen.

1er-Schritt

sauberer für:

• einfache Rechnungen
• kleine Firmen

7. Lieferscheindatum vorbelegen

Sehr beliebt.

Möglichkeiten:

• Tagesdatum
• letztes Datum übernehmen
• leer lassen

Praxis

Tagesdatum

gut für Live-Erfassung

letztes Datum

perfekt für:

• Stapelerfassung
• Monatsfaktura

8. MWST-Übersteuerung

Sehr wichtig bei Ausland / Spezialfällen.

Über Vorbelegung kann:

• kompletter MWST-Code
• auf ganze Faktura
• überschrieben werden.

9. Aufteilungen

Sehr wichtig für Statistiken.

Hier wird gesteuert:

• ob Fahrzeugaufteilungen 100% sein müssen
• ob Pseudofahrzeug verwendet wird

Pseudofahrzeug

Sehr clever.

Restbeträge landen automatisch:
auf einem Sammelfahrzeug.

Sonst können Aufteilungen blockieren.

10. Dauerfakturen

Hier wird gesteuert:

• automatische Generierung
• Zeiträume
• Verhalten bei Generierungsstopp

Für Firmen mit:

• Mieten
• Abos
• Wartung

extrem wichtig.

11. Druckparameter

Oft unterschätzt.

Hier wird gesteuert:

• Fakturakopien
• Einzahlungsscheine
• Schachtsteuerung
• Druckformulare

Gerade bei:

• mehreren Druckern
• mehreren Formularen

entscheidend.

12. Referenz eindeutig

„Referenz muss kundenbezogen eindeutig sein“

Sehr spannend.

Die Doku:

Für denselben Kunden darf Referenz nicht doppelt vorkommen.

Sinn

Verhindert:

• Doppelverrechnung
• doppelte Rechnungen

13. Beliebige Zusatzinformationen

Internes Notizfeld.

Sehr hilfreich für:

• Sonderpreise
• Erklärungen
• interne Hinweise

Nicht sichtbar auf Rechnung.

14. Faktura wiederherstellen

Sehr heikel.

Damit kann:

• verbuchte Faktura
• zurück in offene Fakturen

verschoben werden.

Die Doku warnt explizit davor:
nicht jede Fibu verträgt das sauber.

Die kritischsten Parameter sind:

Was gute Xtrans-Admins machen

Die dokumentieren:

• welche Parameter aktiv sind
• warum
• wer sie ändern darf

Denn:
kleine Änderungen in den Systemparametern
können grosse Auswirkungen haben:

• auf Fakturierung
• Statistiken
• Buchhaltung
• Automatisierung
• Prozesse.