Stammdaten: Fahrer und Fahrzeuge anlegen im Xtacho

Diese Antwort bezieht sich auf Xtacho:

Digitale Daten

Grundsätzlich gilt: Fahrer und Fahrzeuge lassen sich beim Einlesen digitaler Daten automatisch angelegen.

Beim Auslesen einer Fahrerkarte oder Fahrzeugdatei, die dem Programm noch nicht bekannt ist (Kriterien: Name, Vorname, Chassisnummer, je nach Systemeinstellung auch das Kennzeichen), erscheint eine dementsprechende Meldung, ob der Fahrer  oder das Fahrzeug automatisch angelegt werden sollen.

Befinden sich der Fahrer oder das Fahrzeug noch nicht im Personalstamm, können Sie diese Meldung mit "Ja" bestätigen.

Folgende Daten werden automatisch angelegt:

• Personal mit Namen, Nachnamen, Geburtsdatum und fahrerkartenbezogene Daten (für ARV-konforme Personallisten empfiehlt es sich, hier gleich manuell noch die Adressen nachzupflegen, dies geschieht nicht automatisch)
• Fahrzeug mit Kennzeichen und Chassisnummer; der Tachograph wird automatisch als Zubehör angelegt

Zu beachten: Ist ein Fahrer bereits im Personalstamm vorhanden und erhält eine neue Fahrerkarte, überprüfen Sie vor dem erstmaligen Einlesen unbedingt, ob die Schreibweise des Namens exakt derer im Xtacho entspricht. Hat jemand beispielsweise mehrere Vornamen, kann es vorkommen, dass auf der neuen Fahrerkarte mehrere angegeben sind, auf der alten jedoch nicht. Das Programm identifiziert in dem Fall eine noch nicht vorhandene Person und zeigt oben abgebildete Meldung. In diesem Fall muss die Frage zwingend mit „Nein“ beantwortet werden, denn sonst ist der Fahrer anschliessend doppelt im Personalstamm vorhanden und die Daten müssen wieder zusammengeführt werden. Die Lösung liegt in diesem Fall darin, dass Name und Vorname gemäss der neuen Karte in korrekter Schreibweise im Personalstamm angepasst werden müssen. Anschliessend kann die Karte nochmals ausgelesen werden.