Xtime Stunden abschliessen / Erklärung

10 Stunden abschliessen
Die Funktion „Stunden abschliessen“ ist dafür da, um die Stundenbelege der Vergangenheit einzufrieren und dadurch vor unerwünschten Manipulationen zu schützen. Grundsätzlich muss diese Funktion pro Mitarbeiter lediglich einmal pro Jahr ausgeführt werden. Nämlich immer dann, wenn das alte Jahr abgeschlossen wurde und der Feriensaldo wieder um das jährliche Guthaben erhöht werden soll. Hierfür wird dann ein Jahresabschluss erstellt. Es empfiehlt sich allerdings, unabhängig vom Jahresabschluss regelmässig sogenannte Mutationssperren einzurichten. Dies kann zum Beispiel monatlich gemacht immer, und zwar immer dann, nachdem die Daten kontrolliert und für richtig befunden wurden. Denn mit einer Mutationssperre werden die Belege ebenfalls eingefroren und dadurch vor unerwünschten Eingriffen geschützt. Müssen dennoch rückwirkend Manipulationen vorgenommen werden können, kann die Mutationssperre auch wieder rückgängig gemacht werden.
Das Fenster zum Abschliessen der Stunden hat folgendes Erscheinungsbild:

Im oberen Teil des Fensters können die Mitarbeiter, für welche ein Abschluss erstellt werden soll, festgelegt
werden. Standardmässig werden alle Mitarbeiter vom System vorgeschlagen.
Im mittleren Teil des Fensters kann ein Datum eingegeben werden. Mit diesem Datum wird spezifiziert, per
wann der Abschluss erstellt werden soll. Das Datum muss zwingend manuell eingegeben werden. Es gibt
keinen Vorschlag durch das System.
In den Optionen kann die Art des Abschlusses definiert werden. Hier gibt es folgende Möglichkeiten:

 Mutationssperre
Mit Hilfe einer Mutationssperre können die bereits kontrollierten und für richtig befundenen
Stundenbelege eingefroren werden. Dies schützt sie vor unerwünschten Manipulationen. Eine
bestehende Mutationssperre kann mit dieser Funktion auch wieder aufgehoben werden. Hierfür
muss einfach eine neue Mutationssperre mit einem kleineren Datum eingerichtet werden.
 Zwischenabschluss
Ein Zwischenabschluss wird in der Regel dann gemacht, wenn der Mitarbeiter unterjährig sein
Zeitmodell oder seinen Arbeitsgrad wechselt. In diesem Fall wird der Zwischenabschluss per letztem
Tag gemacht, an welchem noch die alten Einstellungen gelten. Nach dem Zwischenabschluss können
dann das neue Zeitmodell oder der neue Arbeitsgrad hinterlegt werden. Die Stundenbelege bis und
mit zum Zwischenabschluss werden dann eingefroren und können nicht mehr bearbeitet werden.
Ebenfalls werden seine Saldi per Zwischenabschlussdatum eingefroren. Es gilt zu beachten, dass nach
einem Zwischenabschluss keine automatischen Korrekturen mehr am Feriensaldo vorgenommen
werden. Sollte ein Mitarbeiter mit bestehendem Zwischenabschluss also vor Jahresende den Betrieb
verlassen, müssen die Ferien manuell anteilmässig ausgeglichen werden. Dies ist deshalb so, weil das
System den Zustand des Mitarbeiters vor dem Zwischenabschluss nicht mehr kennt.
 Jahresabschluss
Ein Jahresabschluss muss zwingend einmal jährlich für jeden Mitarbeiter vorgenommen werden. Bei
der Wochensollzeit geschieht dies am Sonntag der letzten Kalenderwoche des entsprechenden
Jahres. Je nach Anzahl Kalenderwochen, also ob 52 oder 53, kann das Abschlussdatum sowohl im
alten wie auch im neuen Jahr liegen. Bei allen anderen Sollzeiten findet der Abschluss immer per
31.12. des jeweiligen Jahres statt. Mit dem Jahresabschluss werden die Belege des alten Jahres
eingefroren und dadurch vor unerwünschten Manipulationen geschützt. Des Weiteren wird der
Feriensaldo um das jährliche Ferienguthaben erhöht.
 Austrittsabschluss
Mit Hilfe des Austrittsabschlusses kann ein Mitarbeiter bei einem allfälligen Austritt korrekt und
sauber abgeschlossen werden. Nebst dem Austrittsdatum kann auch ein Austrittgrund angegeben
werden. Sowohl das Datum des Austrittsabschlusses als auch der Austrittsgrund werden dann im
Personalstamm in die Ein- und Austrittstabelle übernommen und die letzte Anstellungsperiode als
abgeschlossen markiert. Der Austrittsgrund ist grundsätzlich eine freiwillige Angabe. Mit Hilfe eines
Häkchens in den Systemeinstellungen auf der Notizbuchseite „Stunden – Stunden abschliessen“ kann
allerdings erreicht werden, dass der Austrittsgrund zwingend eingegeben werden muss. Sämtliche
Daten von dieser Anstellungsperiode werden beim Austrittsabschluss eingefroren und können nicht
mehr bearbeitet werden. Ein Austrittsabschluss sollte immer erst nach dem effektiven Austritt des
Mitarbeiters vorgenommen werden. Damit aber bereits vorher der Restferiensaldo ermittelt werden
kann, kann das provisorische Austrittsdatum im Personalstamm in der Ein- und Austrittstabelle
manuell eingegeben werden. Ein Wiedereintritt eines Mitarbeiters kann nur dann vorgenommen
werden, wenn zuvor ein Austrittsabschluss vorgenommen wurde.
Mit dem Feld „Bezeichnung“ kann optional noch ein Text eingegeben werden, welcher beschreibt, warum
der Abschluss erstellt wurde. Dies ist vor allem bei Zwischenabschlüssen sehr hilfreich. Diese Bezeichnung
wird dann in die Abschlusstabelle des Personalstamms übernommen.
Nachdem alle Angaben getroffen wurden, kann das erste Funktionssymbol „Abschlüsse erstellen“ angewählt werden. Nach einer Sicherheitsabfrage, welche bejaht werden muss, werden die Abschlüsse entsprechend erstellt. Wenn der Vorgang fertig ist, wird ein Protokoll am Bildschirm angezeigt, welches eine Liste über die abgeschlossenen Mitarbeiter enthält. Die Protokolle werden in der Datenbank gespeichert und können mit
Hilfe des Funktionssymbols „Protokoll anzeigen“ jederzeit wieder eingesehen werden.
Beim Abschliessen werden nochmals alle Belege auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. Werden
fehlerhafte Belege gefunden, bricht der Vorgang mit einer entsprechenden Hinweismeldung komplett ab.
Muss im Zweifelsfall ein Abschluss wieder rückgängig gemacht werden, kann dies im Personalstamm auf der Notizbuchseite „Stunden“ im Bereich der Abschlusstabelle vorgenommen werden. Abschlüsse können über mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erstellt werden. Das Rückgängigmachen muss hingegen für jeden
Mitarbeiter einzeln vorgenommen werden. Des Weiteren gilt es zu beachten, dass immer nur der jeweils
letzte Abschluss rückgängig gemacht werden kann.