Xtime Abwesenheitsanträge/ Ferienanträge für Mandaten und Abteilungen – Xmatik AG

Für diese Funktion wir zusätzlich das Modul Mandantenfähigkeit benötigt.

Die Funktion "Abwesenheitsanträge" ist ab Version Xtime "Standard Edition" verfügbar.
Die Abteilungsleiter sollten die Stunden Ihrer Mitarbeiter einsehen und deren Ferienanträge annehmen oder ablehnen können. Die Abteilungsleiter werden per E-Mail benachrichtigt wenn ein neuer Antrag eingereicht wird. Sobald der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit der Benachrichtigung. Die genaue Einstellungen dazu, finden Sie im diesem Beitrag ganz unten:
Funktionsbeschreibung:

Ab der Standard Edition ist es nun also möglich, Abwesenheitsanträge zu erfassen und anschliessend zu bewilligen oder abzulehnen. Aus einem bewilligten Abwesenheitsantrag können dann einfach per Knopfdruck automatisch die entsprechenden Stundenbelege generiert werden. Zudem erscheint im Zusammenhang mit dem Xtacho auch gleich die Abfrage bezüglich dem Generieren von EU-Bescheinigungen. Nach der Annahme oder Ablehnung des Antrages wird dieser als "Abgeschlossen" gekennzeichnet und ist anschliessend nicht mehr bearbeitbar. Die abgeschlossenen Anträge lassen sich in der Übersichtsliste wahlweise ein- und ausblenden. Somit sieht man auf einen Blick nur noch die offenen, also die abzuarbeitenden Anträge. Mit Hilfe der Benutzerberechtigungen kann das Recht zum Abarbeiten, also Bewilligen oder Ablehnen, von Abwesenheitsanträgen für einzelne Benutzer entzogen werden.

Nach dem erfolgreichen Annehmen oder Ablehnen eines Abwesenheitsantrags werden nun entsprechende Bestätigungsmeldungen am Bildschirm angezeigt. Mit der Systemeinstellung "Bestätigungsmeldung bei Annahme / Ablehnung anzeigen", welche mit dem Update automatisch aktiviert wurde, kann dies auch wieder rückgängig gemacht werden, indem die Option deaktiviert wird.

Für die Abwesenheitsanträge lassen sich die E-Mailadressen, an welche die Anträge übermittelt werden sollen, nun auch auf Abteilungsebene hinterlegen. Hierzu wurde die Verwaltung der Abteilungen um drei Eingabefelder erweitert. Es können ein Abteilungsleiter, eine E-Mailadresse und eine übergeordnete Abteilung, der die Abteilung unterstellt sein soll, erfasst werden. Wenn der Abteilungsleiter einer Abteilung einen Abwesenheitsantrag erfasst, dann geht sein Antrag an den Abteilungsleiter der übergeordneten Abteilung. Die auf der Abteilung hinterlegten Daten haben in der Hierarchie erste Priorität. Sind keine Daten auf der jeweiligen Abteilung hinterlegt, greifen weiterhin die Einstellungen auf System- respektive Mandantenebene.

E-Mail-Abwesenheitsanträge einrichten:

Darstellung der Einstellungen, Zuweisungen:

Damit effektiv E-Mails versendet werden, müssen an verschiedenen Stellen Anpassungen gemacht werden:
- Mailserver einstellen:

System/Einstellungen/Diverses -> Groupbox Mailing
- Mail über alle Mandanten
System/Einstellungen/Stunden -> Email für Anträge
- Mail über einen gezielten Mandanten
System/Mandanten/Optionen -> Email für Anträge
- Mail vom Fahrer
Stammdaten/Personal/Adresse
- Mail vom Sachbearbeiter
System/Jobserver/Eingabe/Email

A.) Mandaten/Standorte erfassen

1. Erfassen Sie die Standorte/ Mandanten (die Mandantenfähigkeit kann auch als eine Art sauberer Trennung diverser Abteilungen). System > Mandanten
> Erstellen Sie den Benutzer z.B. Hans Meier für den "Abteilungsleiter
unter -> System -> Benutzer

>In den Benutzereinstellungen weisen Sie dem Abteilungsleiter seinem Mandanten zu
>Dafür klicken Sie auf "Alle Mandaten" und löschen dann die restlichen raus bis nur noch der eine bleibt.

>Emailadresse eingeben > System Mandanten > Optionen > Email für Anträge

B.) Abteilungen erfassen

Erfassen Sie die verschiedenen Abteilungen, die in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. (Zu finden unter System -> Tabellen -> Diverses -> Abteilungen)
Abteilungen dürfen nur den jeweiligen Vorgesetzten zugewiesen werden
-Erstellen Sie die Abteilung HR oder GL (Für Anträge des Abteilungsleiters)
-Erstellen Sie die Abteilungen oder Standorte
-Fügen Sie den Abteilungsleiter als Person hinzu
-Fügen Sie die übergeordnete Abteilung z.B. HR, dem Abteilungsleiter hinzu
-Fügen Sie die E-Mailadresse der übergeordneten Abteilung zu

C.) MITARBEITER korrekt zuweisen

Weisen Sie den Mitarbeitenden ihren jeweiligen Mandanten zu. Jeder Mitarbeiter sollte einem bestimmten Mandanten zugeordnet werden, um eine korrekte Zuordnung der Anträge sicherzustellen. (Nur sichtbar unter Alle Mandanten)
Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse jeder Person im Personalstamm. Dies ist wichtig, um Benachrichtigungen und Kommunikation im Zusammenhang mit den Abwesenheitsanträgen zu ermöglichen.

D.) ABTEILUNGSLEITER

Wir gehen hier davon aus, dass die Abteilungsleiter entsprechende Benutzer im Xtime sind (Falls nicht, erfassen Sie diese als Benutzer und füllen Sie die entsprechend notwendigen Felder aus).
Weisen Sie den Abteilungsleitern ihre entsprechenden Abteilungen zu. Dies kann in Ihrem System unter (System > Diverses > Abteilung) erfolgen.
Falls E-Mails für Anträge von Abteilungsleiter an einen übergeordneten Vorgesetzten gesendet werden sollen (z. B. Abteilungsleiter an Geschäftsführung) hinterlegen Sie dort die entsprechende E-Mail-Adresse der höheren Funktion).
Für die Anträge der Abteilungsleiter muss ebenfalls eine Person oder Benutzer des Geschäftsleiters (siehe Punkt D.) erfasst werden. Für diese Person wird auch eine E-Mailadresse benötigt, die man im Personalstamm hinterlegen kann.
Ordnen Sie den Abteilungen die entsprechenden Abteilungsleiter im Personalstamm zu. (Personalstamm > Personalien 1 > Abteilung )
Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse der Abteilungsleiter im Personalstamm und in den Benutzereinstellungen, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.

D.) GESCHÄFTSLEITUNG

Erfassen Sie die Geschäftsleitung in Ihrem System als Person und Benutzer und hinterlegen Sie dort die E-Mail-Adressen des Geschäftsleiters in das jeweilige Feld. Dadurch können sie über wichtige Informationen und Anfragen im Zusammenhang mit den Abwesenheitsanträgen informiert werden.

Weisen Sie der Geschäftsleitung alle Mandanten zu, für die sie zuständig ist.
Indem Sie diese Schritte sorgfältig ausführen, legen Sie die Grundlage für ein funktionierendes Abwesenheitsantragsystem, das Ihren Anforderungen entspricht. Bitte beachten Sie, dass die genauen Menübezeichnungen und Schritte je nach Ihrem verwendeten System oder Programm variieren können.

E.) Mailserver für ausgehende E-Mails

1. Ebenso wichtig ist es die Mailserver-Daten im Xtime zu hinterlegen.
Unter System > Einstellungen >Auf der Notizbuchseite "Diverses" kann der Mailserver sowie die
entsprechenden Zugangsdaten definiert werden. Ihr IT-Partner kann Ihnen dabei helfen.
Mehr Infos dazu hier: https://helpdesk.xmatik.ch/hc/de/sections/360003296618-Xtime