Mindestpausen und Automatische Pausen

Zur Erklärung ist es relevant, wenn wir vorgängig einen Blick auf die Unterschiede zwischen „automatische Pause“ und „Mindestpause“ werfen.

Automatische Pause
Von einer automatischen Pause ist dann die Rede, wenn die Pause in Abhängigkeit zur geleisteten Schichtzeit automatisch ermittelt und in Abzug gebracht wird. Anders formuliert: Schichtzeit minus automatische Pause ergibt Arbeitszeit. Wird mit automatischen Pausen gearbeitet, stempeln die Mitarbeiter lediglich den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende. Daraus ergibt sich dann die Schichtzeit, anhand welcher die entsprechende Pause automatisch ermittelt wird. Die untertägigen Pausen werden also von den Mitarbeitern gar nicht mehr gestempelt. Die automatischen Pausen werden nicht nur im Zusammenhang mit dem Stempelmodul sondern auch bei der manuellen Erfassung von Stundenbelegen und beim Stunden übernehmen berücksichtigt.

Der Mitarbeiter sollte bei dieser Einstellung niemals die Pausen stempeln.

Der Bereich mit den automatischen Pausen steht nur zur Verfügung, wenn die Option „Pausen von der
Arbeitszeit abziehen“ im Zeitmodell aktiviert ist. 
Die Tabelle kann sowohl mit der Tastatur als auch mit Hilfe des Kontextmenüs bearbeitet werden. Folgende Spalten sind beinhaltet:

• Positionsnummer
• Vergleichskriterium
• Schichtzeit in hh:mm
• Zeitraum von - bis
• Pause in hh:mm

Als Vergleichskriterium stehen wie bei den Spesen die beiden Operatoren „>=“ (grösser gleich) und „<=“
(kleiner gleich) zur Verfügung. In der Spalte „Schichtzeit“ wird die benötigte Schichtzeit definiert, welche
erreicht werden muss, damit die in der letzten Spalte definierte Pause automatisch gewährt wird. Alternativ dazu kann auch ein Zeitraum definiert werden. In diesem Fall wird die automatische Pause dann gewährt, wenn die Einsatzzeit des Mitarbeiters den kompletten Zeitraum überdeckt.

Die Pause wird in beiden Fällen als Position in die Detailzeiten des Stundenbelegs übernommen. Als Zeitart wird die in den Systemeinstellungen hierfür hinterlegte Zeitart verwendet. Die automatisch gewährte Pause kann im Stundenbeleg jederzeit manuell geändert und übersteuert werden. Diese automatischen Pausen werden zudem in allen Funktionen berücksichtigt, in denen Stundenbelege entstehen können, also sowohl beim manuellen Erfassen als auch beim Stunden übernehmen oder beim Stempeln.

Mindestpause
Dieser Bereich mit Mindestpausen steht nur zur Verfügung, wenn die Option „Beim Stempeln die
Mindestpausen berücksichtigen“ im Zeitmodell aktiviert ist. Folgende Spalten sind beinhaltet:

• Positionsnummer
• Vergleichskriterium
• Arbeitszeit in hh:mm
• Pause in hh:mm

Als Vergleichskriterium stehen wie bei den automatischen Pausen „>=“ (grösser gleich) und „<=“ (kleiner
gleich) zur Verfügung. In der Spalte „Arbeitszeit“ wird die benötigte Arbeitszeit definiert, welche erreicht
werden muss, damit die in der letzten Spalte definierte Mindestpause berücksichtigt wird. Die Mindestpause wird mit der tatsächlich eingelegten Pause des Mitarbeiters verglichen. Wurde diese unterschritten oder im schlechtesten Fall überhaupt nicht eingelegt, wird die tatsächliche Pause automatisch um den fehlenden Teil erweitert, respektive bei Bedarf eingefügt. Die Mindestpausen werden lediglich beim Einsatz eines Stempelsystems berücksichtigt. Auf die manuelle Erfassung in den Stundenbelegen oder das Übernehmen der Stunden aus dem Xtacho haben die Mindestpausen keinen Einfluss. Hier gilt es allerdings noch zu beachten, dass die Mindestpausen immer erst am nächsten Arbeitstag für den vorherigen berücksichtigt werden. Dies hängt damit zusammen, dass erst am nächsten Tag gewährleistet ist, dass der vorherige auch tatsächlich abgeschlossen ist und garantiert keine weiteren Stempelungen mehr eintreffen werden. Ansonsten hat der Mitarbeiter ja noch bis Mitternacht Zeit, seine Pausen einzulegen. Wenn nun also bereits zu früh entsprechende Korrekturen vorgenommen würden, hätte dies weitreichende und unerwünschte Konsequenzen.

Unter dem Begriff „Mindestpause“ versteht man eine bestimmte Dauer von Pause, welche mindestens eingelegt werden muss. Diese Mindestpausen lassen sich in Abhängigkeit zur geleisteten Arbeitszeit hinterlegen. Stempelt nun also ein Mitarbeiter eine Pause von 25 Minuten, müsste aber mindestens eine Pause von 45 Minuten einlegen, dann wird seine Pause automatisch auf 45 Minuten verlängert. Passiert es sogar, dass der Mitarbeiter überhaupt keine Pause stempelt, dann wird die Pause von 45 Minuten in der Mitte seiner Arbeitszeit neu eingefügt. Das System mit den Mindestpausen funktioniert nur im Zusammenhang mit dem Stempelmodul.

Wird die Schichtzeit durch eine Pause des Mitarbeiter unterbrochen sollte man diese Pause natürlich berücksichtigen. Das System rechnet dann die gesamte Schichtzeit minus der bereits erfolgte Pause und berechnet wenn nötig dann noch die Anpassungen damit die korrekte Pause abgezogen wird.

Dazu muss noch ergänzt werden, dass sich die automatischen Pausen in Abhängigkeit von Schichtdauer und Einsatzzeitraum definieren lassen, die Mindestpausen aber nur nach Arbeitsdauer.

Die Mindestpausen wurden integriert, um den gesetzlichen Bestimmungen des Arbeitsgesetzes gerecht zu werden. Diese sehen eine bestimmte Pausendauer in Abhängigkeit zur geleisteten Arbeitsdauer vor. Dabei spielt die Uhrzeit, also wann die Arbeit geleistet wird, keine Rolle. Wir bieten im Moment nicht an, dass die Mindestpausen nach Einsatzzeitraum hinterlegt werden können.

Beispiele und Einstellungen
Es gibt den Fall, dass ein Mitarbeiter immer zu wenig Pause macht und nun möchten Sie, dass die Pausen trotzdem korrekt abgezogen werden.
Wenn der Mitarbeiter die Pause aber korrekt macht soll die Pause nicht verändert werden.

Lösung - "Automatische Pausen"

• Sie können unter System > Tabellen > Stundenkontrolle > Zeitmodelle -> Optionen -> "Pausen von der Arbeitszeit abziehen" aktivieren

• Danach geben Sie im Zeitmodell die Schichtzeit ein und wieviel Pause es in dieser Schichtzeit prüfen und korrigieren soll. (siehe Beispiel Bild unterhalb)

Falls auf Basis von Schichtzeiten gearbeitet wird, können im Zeitmodell die Arbeitspausen aufgrund der geleisteten Schichtzeit definiert werden. Die entsprechende Pause wird dann automatisch in den Beleg übernommen und von der Schichtzeit abgezogen, was dann die reine Nettoarbeitszeit ergibt. Damit die automatischen Pausen erfasst werden können, muss im Zeitmodell die Option "Pausen von der Arbeitszeit abziehen" aktiviert sein. Diese neue Funktionalität wird in allen Bereichen vom Xtime unterstützt, also beim Stempeln, beim Übernehmen der Stunden aus dem Xtacho und beim manuellen Erfassen eines Stundenbeleges.

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Mindestpausen

Sie möchten das die Pausen von einem Mitarbeiter immer vom System abgezogen werden.
In diesem Fall sollte der Mitarbeiter die Pausen nie selber stempeln.

• Nun muss man noch im Zeitmodell -> Optionen -> "beim Stempeln die Mindestpause berücksichtigen" aktivieren

• Danach gibt man im Zeitmodell unter Detailzeiten die Schichtzeit ein und auch wieviel Pause es in dieser Schichtzeit automatisch abziehen soll. siehe Bild

Im Zusammenhang mit der Stempeluhr besteht nun in den Zeitmodellen die Möglichkeit, sogenannte Mindestpausen zu definieren. Damit diese neue Option allerdings genutzt werden kann, muss in den Systemeinstellungen vorgängig die Option "Leerzeiten zwischen Arbeitsbeginn und -ende automatisch ausfüllen" gesetzt werden. Die Mindestpausen lassen sich in Abhängigkeit zur geleisteten Arbeitszeit definieren. Es werden allerdings nur jene Arbeitszeiten berücksichtigt, bei welchen das Häkchen "Pausenberechtigt" gesetzt ist. Falls die ermittelte Mindestpause unterschritten oder allenfalls sogar gar nicht gemacht wurde, wird sie vom System automatisch verlängert, respektive in der Mitte der geleisteten Arbeitszeit eingefügt. Die automatische Pausenkorrektur findet immer erst beim Verbuchen des darauffolgenden Arbeitstages statt, denn erst dann kann davon ausgegangen werden, dass garantiert keine Zeiten mehr für den vorangegangenen Tag auftauchen. Hierbei gilt es noch zu beachten, dass die neue Funktionalität nur beim Stempeln berücksichtigt wird, nicht aber beim Übernehmen der Stunden aus dem Xtacho oder beim manuellen Erfassen eines Stundenbeleges.

Mindestpause aufteilen

In den Zeitmodellen kann nun für die Mindestpausen eine Option "Aufteilbar" gesetzt
werden. Damit kann nun das Schweizer Arbeitsgesetz, mit 15 min bei 5:15h, 30 min
bei 7:00h und 60 min bei 09:00h vollständig abgebildet werden. Bei der letzten
Position nach 9:00 h wird die Option gesetzt, was so viel bedeutet wie, dass die
Pause von 60 min in einen Block von 30 min und beliebig viele Blöcke kürzerer
Dauer unterteilt werden kann.

Das Häkchen hat folgende Auswirkungen:

Nach vorgegeben Arbeitszeiten werden die Mindestpause berücksichtig und wenn möglich aufgeteilt. Damit die Aufteilung erfolgt muss die Mindestpause erreicht werden.

Wurde also nach 9h keine Pause von mind. 1h am Stück gemacht, kann das Programm die Pause nicht in 2x 30 Minuten aufteilen

Und rechnet dem grössten Pausenblock noch die fehlenden Minuten bis auf 50 Minute dazu (Pause 7h).

Fehlen im grössten Pausenblock also 19 Minuten bis zu der Mindestpause von 50 Minuten.
werden diese dann an die "12:00 Uhr" die Pause angerechnet. Somit macht das  Programm die Pause um 11:41.