automatisch wiederkehrende Rechnungen

Also alles, was:

periodisch
regelmässig
immer ähnlich

verrechnet wird.

Typische Beispiele:

Muldenmieten
Parkplatzmieten
Container-Mieten
Winterdienst-Pauschalen
Serviceverträge
Monatsrechnungen
Wartungsverträge

Grundidee

Anstatt:
jeden Monat dieselbe Rechnung neu zu erfassen,

erstellst du:

eine Vorlage mit Automatismus.

Xtrans generiert daraus später automatisch neue Fakturen.

In der Doku

Die Dokumentation beschreibt Dauerfakturen so:

„Eine Dauerfaktura ist eine Faktura, welche sich in periodischen Abständen immer wieder wiederholt.“

Wo befinden sich Dauerfakturen?

Sie sind ein eigener:

Datenbereich

Die Fakturierung kennt ja mehrere Datenbereiche:

Vorerfasste Fakturen
Offene Fakturen
Archiv
Vorlagen
Dauerfakturen (Mieten)

Wie funktioniert das praktisch?

Schritt 1:

Dauerfaktura erstellen

Du erfasst:

Kunde
Leistungen
Preise
Texte

praktisch wie eine normale Faktura.

Aber:
der Datenbereich ist:

„Dauerfakturen (Mieten)“

Schritt 2:

Generierungsoptionen definieren

Dann kommt die wichtige Seite:

„Generierungsoptionen“

Dort definierst du:

wann starten
wie oft
bis wann
welche Intervalle

Wichtige Einstellungen

Erste Ausführung

→ wann die erste Rechnung generiert wird

Ausführungsintervall

Die Doku:

„Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich und Jährlich“

Beispiel:

monatliche Miete
jährlicher Servicevertrag

Jeder wievielte Monat/Woche/Tag

Beispiel:

alle 2 Monate
alle 3 Wochen

Gültig bis

Damit endet die Dauerfaktura automatisch.

Praktisch bei:

befristeten Verträgen
temporären Mieten

Maximale Anzahl Ausführungen

Beispiel:
nur:

12 Monatsrechnungen erzeugen

Vorfälligkeit

Sehr praktisch.

Die Doku:

„Anzahl Tage vor Fälligkeit generieren“

Beispiel:

Rechnung per 31. fällig
aber bereits 7 Tage vorher erstellen

Automatische Referenzbildung

Xtrans kann automatisch:
die Rechnungsperiode in den Titel schreiben.

Beispiel:

Aus:

„Parkplatzmiete“

wird:

„Parkplatzmiete Dezember 2025“

Die Doku nennt genau dieses Beispiel.

Saisonale Dauerfakturen

Sehr cooles Feature.

Die Doku:

„Mit Hilfe des Ausführungszeitraums lässt sich eine zeitliche Einschränkung der Generierung vornehmen.“

Beispiel:
Winterdienst nur:

November bis März

Generierungsstopp

Damit kann eine Dauerfaktura pausiert werden.

Die Doku:

„Mit dem Häkchen ‚Generierungsstopp‘ lässt sich eine Dauerfaktura auf ‚Inaktiv‘ setzen.“

Praktisch:

Vertrag pausiert
Kunde ausgesetzt
Miete beendet

ohne löschen zu müssen.

Generierung starten

Wenn die Zeit gekommen ist:

„Dauerfakturen generieren“

Dann erzeugt Xtrans:
normale Fakturen daraus.

Die Dauerfaktura selbst bleibt bestehen.

Es entsteht:
eine neue:

offene Faktura
zum Drucken / Verbuchen

Wichtig:

Generierte Fakturen sind normale Fakturen

Nach der Generierung:
läuft alles wie üblich:

freigeben
drucken
verbuchen
Archiv

Generierungsstatistik

Xtrans protokolliert:

wann generiert wurde
durch wen
welche Ausführung

Die Doku:

„Es handelt sich sozusagen um eine Generierungsstatistik.“

Das ist extrem hilfreich bei:

Fehleranalyse
Doppelrechnungen
Nachvollziehbarkeit

Generierung rückgängig machen

Sehr wichtig.

Die Doku:

„Letzte Generierung rückgängig machen“

ABER:
Das löscht nicht automatisch:
die bereits erzeugte Faktura.

Die musst du ggf.:

löschen
oder gutschreiben.

Typischer Praxisablauf

Beispiel:

Muldenmiete CHF 180 / Monat

Dauerfaktura:

Kunde Müller AG
Leistung: Muldenmiete
monatlich
jeweils Ende Monat

Xtrans macht:

jeden Monat automatisch:

neue Faktura
mit denselben Positionen

Vorteile von Dauerfakturen

Riesige Zeitersparnis

Keine manuelle Neuerfassung.

Fehlerreduktion

gleiche Preise
gleiche Texte
gleiche Konditionen

Perfekt für wiederkehrende Umsätze

Mieten
Wartung
Abos
Verträge

Wichtigster Unterschied zu Vorlagen

Viele verwechseln das.

Vorlage

→ manuell verwenden

Dauerfaktura

→ automatisch generieren

Was Firmen oft falsch machen

Viele nutzen:

Kopieren
Vorlagen

für wiederkehrende Rechnungen.

Dabei wären Dauerfakturen:
viel sauberer,
weil:

automatisiert
nachvollziehbar
kontrollierbar
mit Historie.