Faktura gutschreiben / Gutschrift

Faktura gutschreiben Nachdem eine Faktura verbucht wurde und sie sich somit im Archiv befindet, lässt sie sich bei Bedarf wieder gutschreiben. Hierfür steht die Funktion „Fakturen gutschreiben“ bereit. Beim Auslösen dieser Funktion wird folgendes Fenster angezeigt:
Mit Hilfe dieses Programms lassen sich Fakturen gutschreiben und wieder neu erstellen. Dabei wird eine 1:1 Kopie der ausgewählten Faktura vorgenommen. Im Falle einer Gutschrift werden zudem sämtliche Beträge
automatisch mit -1 multipliziert, so dass die ursprüngliche Faktura also automatisch wieder ausgeglichen ist. Das Programm stellt vier verschiedene Verarbeitungsarten zur Verfügung, die da wären:

Gutschrift und neue Faktura erstellen
Gutschrift erstellen
Neue Faktura erstellen
Faktura wiederherstellen (optional)

Abhängig davon, was gewünscht wird, kann die entsprechende Verarbeitungsart ausgewählt werden. Sobald eine Art ausgewählt wird, bei welcher eine neue Faktura erstellt werden soll, kann im Feld darunter der Kunde für die neue Faktura festgelegt werden. Standardmässig wird der Kunde von der ursprünglichen Faktura als Vorschlag übernommen. Die neue Faktura kann aber auch auf einen beliebigen anderen Kunden erstellt werden. Falls die neue Faktura auf denselben Kunden erstellt wird, kann mit dem Häkchen „Adressen und Konditionen bei neuen Fakturen aktualisieren“ erreicht werden, dass die Rechnungs- und die Versandadresse sowie die Konditionen, also beispielsweise die Zahlstelle und die Zahlungskonditionen, gemäss den aktuellen Stammdaten neu übernommen wird. Ansonsten wird alles 1:1 gemäss der ursprünglichen Faktura beibehalten. Wird für die neue Faktura ein neuer Kunde festgelegt, kann die Option nicht gesetzt werden, da dort dann ohnehin alles aktualisiert werden muss. Unabhängig davon, ob das Häkchen gesetzt ist oder ein anderer Kunde festgelegt wurde, die Währung und der MWST-Code werden dabei nie neu initialisiert. Dies hängt damit zusammen, dass ansonsten die Beträge auf den Lieferscheinen unter Umständen nicht mehr dem Ursprung entsprechen würden.

Mit der Option „Neue Fakturen / Gutschriften bereits zum Drucken freigeben“ kann erreicht werden, dass die Druckfreigabe der neuen Fakturen, resp. Gutschriften nicht mehr manuell vorgenommen werden muss, sondern diese bereits erfolgt ist. Wird die Fakturierung ohne Freigabe betrieben, ist diese Option gar nicht ersichtlich. Die Möglichkeit „Faktura wiederherstellen“ ist nur verfügbar, wenn die entsprechende Systemeinstellung gesetzt wurde. Beim Wiederherstellen wird die Faktura aus dem Datenbereich „Verbuchte Fakturen (Archiv)“ wieder in den Bereich „Offene Fakturen“ verschoben, und zwar so, als wäre die Faktura vorher noch nie verbucht gewesen. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn nachträglich noch Mutationen an der Faktura vorgenommen werden müssen, und man nicht gleich eine Gutschrift und eine neue Faktura erstellen möchte. Hier gilt es allerdings zu beachten und vorgängig unbedingt abzuklären, ob die angeschlossene Debitorenbuchhaltung mit einer solchen Funktion überhaupt klar kommt. Denn in diesem Fall wird ja ein und dieselbe Faktura nochmals an die Buchhaltung übergeben, und dies wird nicht zwangsläufig von jeder Debitorenbuchhaltung gut geheissen. Wird mit den internen Debitoren der Xmatik AG gearbeitet, kann die Funktion „Fakturen wiederherstellen“ auf jeden Fall sorgenfrei genutzt werden. In diesem Fall ist gewährleistet, dass nichts schief gehen kann.