Wie kann mit der Standard Edition eine ARV-Aufstellung gemäss Artikel 16 erstellt werden? – Xmatik AG

Einleitung
Diese Anleitung zeigt auf, wie mit Hilfe der Xtacho – Standard Edition eine gesetzliche Auswertung nach der Chauffeurenverordnung ARV 1 erstellt werden kann. Damit diese Anleitung sinnvoll genutzt werden kann, wird vorausgesetzt, dass auf dem Computer Microsoft Excel installiert ist und der entsprechende Anwender damit umzugehen weiss.

Alternativ zum beschriebenen Vorgehen in dieser Anleitung besteht jederzeit die Möglichkeit, Xtacho entweder auf die Advanced Edition erweitern oder die gesetzliche Auswertung der Daten durch die Xmatik AG vornehmen zu lassen. Die Xmatik AG wertet die Daten gesetzeskonform aus und stellt dem Kunden die ARV-Auflistung sowohl in gedruckter Form als auch als PDF-Dokument zur Verfügung. Die Abrechnung erfolgt zum aktuell gültigen Preis, zurzeit CHF 1.50 pro Fahrer und Arbeitstag.

Gesetzliche Ausgangslage
Der Artikel 16 (Abschnitt 1) der Chauffeurenverordnung ARV 1 in der Schweiz legt fest, welche Informationen in einer Liste festgehalten und laufend überwacht werden müssen. Folgend befindet sich eine Zusammenstellung über die wichtigsten Punkte dieses Artikels:

Art. 16 Aufstellung über die Arbeits-, Lenk- und Ruhezeit

1	Der Arbeitgeber überwacht laufend anhand der verfügbaren Kontrollmittel, ob die Bestimmungen über die Arbeits-, Lenk- und Ruhezeit eingehalten worden sind. Er hält dazu für jeden Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin folgende Angaben in einer Aufstellung fest:
a.	die Tageslenkzeit;
b.	die gesamte tägliche und wöchentliche Arbeitszeit;
c.	die in einer Woche und insgesamt im Laufe eines Kalenderjahres geleisteten und ausgeglichenen oder bezahlten Überstunden;
d.	die eingelegten wöchentlichen Ruhezeiten und bei deren allfälliger Unterteilung die Dauer der Teil-Ruhezeiten;
e.	allfällige Beanspruchungen bei andern Arbeitgebern.
2	Selbständigerwerbende Führer und selbständigerwerbende Führerinnen halten in einer Aufstellung die Dauer der Tageslenkzeit und die wöchentliche Ruhezeit und bei deren allfälliger Unterteilung die Dauer der Teil-Ruhezeiten fest.

Der vollständige Artikel kann jederzeit im Gesetz nachgelesen werden. Eine Kopie der aktuellen Gesetzestexte befindet sich auf der Homepage der Xmatik AG unter dem Link www.xmatik.ch/gesetz.htm. Eine gute Unterstützung bietet auch das Handbuch "Chauffeurenverordnung ARV 1", welches von der ASTAG herausgegeben wird und auch direkt dort bezogen werden kann.

Die Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten können vom Unternehmer jederzeit mit Hilfe der Tätigkeitsübersicht und der Stundenliste überwacht werden. Diese beiden Auswertungen ergänzen sich hervorragend und liefern sämtliche Informationen, welche für eine vollumfängliche, betriebsinterne Kontrolle der Fahrer nach ARV 1 benötigt werden. Für eine korrekte Kontrolle sind umfassende Kenntnisse über die Artikel 5 – 12 der Chauffeurenverordnung ARV 1 unumgänglich.

ARV-Auflistung erstellen
Die ARV-Auflistung wird mit Hilfe der Stundenliste und dem Programm Microsoft Excel erstellt. Damit das Hantieren mit Zeitwerten im Excel einfacher ist, sollten am Anfang folgende zwei Optionen in den Systemeinstellungen auf der Notizbuchseite "Digitaler Tacho – Auswertungen" aktiviert werden:

Sämtliche Zeitangaben dezimal darstellen
Unbekannte Zeit als Ruhezeit bewerten

Die Stundenliste ermöglicht das Ausgeben der Daten sowohl auf einen Drucker als auch ins Microsoft Excel. Aus diesem Grund eignet sie sich hervorragend für das erstellen der ARV-Auflistung und bietet eine umfangreiche und übersichtliche Vorlage. Eine detaillierte Beschreibung zur Bedienung des Programms "Stundenliste" befindet sich in der Hilfe von Xtacho, welche mit der Taste "F1" oder durch einen Mausklick auf das Symbol "?" geöffnet werden kann.

Damit der Umgang mit den Daten im Microsoft Excel möglichst einfach ausfällt, sollte die Auswertung für jeden Fahrer einzeln erstellt werden. Im Abschnitt "Person" kann der gewünschte Fahrer eingetragen werden. Im Abschnitt "Zeitraum" kann der gewünschte Datumsbereich festgelegt werden. Im Abschnitt "Optionen" muss beim Eingabefeld "Aktivitäten" unbedingt die Einstellung "Wochenzusammenstellung drucken" ausgewählt werden.

Nachdem sämtliche Einstellungen vorgenommen wurden, kann durch einen Mausklick auf das Druckersymbol die Datenaufbereitung gestartet werden. Bei der Druckerauswahl muss auf die Schaltfläche mit dem Excelsymbol geklickt werden. Die Stundenliste wird anschliessend 1:1 zur Druckausgabe ins Microsoft Excel aufbereitet.

Da die Liste nach der Überarbeitung in der Breite mehr Platz beanspruchen wird, sollte das Seitenlayout gleich am Anfang von Hoch- auf Querformat umgestellt werden.

Sämtliche Angaben von Spalten und Zeilen in den Formeln beziehen sich auf dieses Beispiel und können je nach Konstellation der Systemeinstellungen oder der aktuellen Version unter Umständen leicht variieren. Es sei nochmals erwähnt, Grundkenntnisse im Umgang mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel und der Anwendung von Formeln sollten vorhanden sein.

In der Spalte "Lenkzeit" wird bereits automatisch die Tageslenkzeit ausgewiesen. Damit wäre Punkt a. des Abschnitts 1 vom Artikel 16 des ARV 1 bereits abgedeckt.

Für die Totalisierung der Gesamtarbeitszeit muss nun nach der Spalte "Bereitschaft" eine zusätzliche Spalte eingefügt und mit "Gesamtarbeit" beschriftet werden. In dieser Spalte werden dann die Werte der Spalten "Lenkzeit", "Arbeitszeit" und "Bereitschaftszeit" totalisiert. Dies kann mit Hilfe der Formel "=SUMME(D7:F7)" automatisiert erreicht werden. Die Formel muss dann anschliessend noch über alle Felder der Spalte kopiert werden. Somit wäre nun auch Punkt b. des Abschnitts 1 vom Artikel 16 des ARV abgedeckt.

Für die Ausweisung der Überzeit muss nach der Gesamtarbeitszeit eine weitere Spalte "Überzeit" eingefügt werden. In dieser Spalte wird die Überzeit der jeweiligen Woche ausgewiesen. Die Höchstarbeitszeit pro Woche nach ARV 1 beträgt 46 Stunden, respektive 53 Stunden bei Mehrfachbesatzung. Die Überzeit wird nur am Ende der Woche, also auf dem Wochentotal, ausgewiesen. Die Berechnung der Überzeit kann mit Hilfe der Formel "=WENN(G14-46<0;0;G14-46)" erfolgen. Diese Formel muss dann auf sämtliche Wochentotals der Liste kopiert werden.

In einer weiteren Spalte wird die kumulierte Überzeit des laufenden Kalenderjahres ausgewiesen. Diese Spalte wird nach der Spalte "Überzeit" eingefügt. Falls die Liste nicht ab 01.01.XXXX aufbereitet wird muss der Anfangssaldo der Überzeit des laufenden Kalenderjahres beim ersten Arbeitstag eingetragen werden. Die Formel für die Berechnung im ersten Wochentotal lautet "=H14+I7". Die Formel für die Berechnung im zweiten Wochentotal lautet "=I14+H23". Diese Formel muss anschliessend auf alle folgenden Wochentotale kopiert werden.

Falls Überzeiten ausbezahlt oder kompensiert wurden, können diese in einer weiteren Spalte rein informativ aufgeführt werden. Somit wäre nun auch Punkt c. des Abschnitts 1 vom Artikel 16 des ARV abgedeckt.

Um Klarheit über den Inhalt der Spalte "Ruhezeit" zu schaffen, sollte sie in "Folgende tägl. oder wö. Ruhezeit" umbenannt werden. Da die auf der Stundenliste ausgewiesene Ruhezeit ebenfalls die Pausen enthält, müssen die Werte dieser Spalte komplett manuell ermittelt werden. Die tägliche Ruhezeit berechnet sich jeweils vom Arbeitsende des aktuellen Arbeitstages bis zum Arbeitsbeginn des nächsten Arbeitstages. Die wöchentliche Ruhezeit berechnet sich jeweils vom Arbeitsende des letzten Arbeitstages der laufenden Woche bis zum Arbeitsbeginn des ersten Arbeitstages der Folgewoche. Das Wochentotal der Ruhezeit kann mit Hilfe der Formel "=SUMME(J7:J13)" ermittelt werden. Diese Formel muss anschliessend auf alle folgenden Wochentotale kopiert werden.

Bei allfälliger Unterteilung der wöchentlichen Ruhezeit kann dies in einer weiteren Spalte rein informativ als Bemerkung erwähnt werden. Somit wäre nun auch Punkt d. des Abschnitts 1 vom Artikel 16 des ARV abgedeckt.

Falls der Fahrer ebenfalls bei anderen Arbeitgebern beschäftigt ist, muss die Liste mit diesen Informationen ergänzt werden. In einem Bemerkungsfeld kann dann informativ erwähnt werden, dass es sich beim entsprechenden Arbeitstag um einen Arbeitstag bei einem anderen Arbeitgeber handelt. Falls der Fahrer beim anderen Arbeitgeber ebenfalls ein Fahrzeug mit digitalem Tachographen gelenkt hat, dann sind die Daten natürlich automatisch auf der Fahrerkarte, und somit auch auf der Stundenliste, vorhanden und müssen nicht mehr manuell ergänzt werden. Somit wäre nun auch Punkt e. des Abschnitts 1 vom Artikel 16 des ARV abgedeckt.

Die Stundenliste wurde also um die gesetzlich verlangten Punkte erweitert und entspricht nun einer vollständigen Auflistung über die Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten gemäss Artikel 16 Abschnitt 1 der Chauffeurenverordnung ARV 1. Die Liste sollte der Vollständigkeit halber von "Stundenliste" zu "ARV-Auflistung gemäss Artikel 16" umbenannt werden. Die Liste kann nun ausgedruckt und der entsprechenden Kontrollbehörde vorgelegt werden. Das Excel-Dokument sollte für weitere Verwendungszwecke auf der Festplatte gespeichert werden.

Gemäss Artikel 16 Abschnitt 4 muss diese Aufstellung für jeden Fahrer wöchentlich vorgenommen werden. Die einzelnen Wochen können dann mit "Kopieren" und "Einfügen" zusammengeführt werden.